利用程式每天自動檢查您的google表單狀況並寄發信件
在討論使用Google表單蒐集個資會造成個資外洩之疑慮時，若能提出蒐集利用處理個資當下有適當的安全維護措施，我們在這裡試圖以程式自動發出訊息通知的方式（如下圖所示），提醒管理人於適當時間點做出維護個資安全的動作，當發生爭議時便能提出做為軌跡證據。
我們都知道Google表單所蒐集的回應資料，可以被指定儲存到一個Google試算表中，驗證中心這邊設計好的以Google表單蒐集個資範本(包含表單及試算表與程式碼)，利用此範本的Google Sheet建立副本，由於原來的Google Sheet是已經有一個連動的Google Form，所以建立副本也應該有產生出兩個檔案。
首先，前往以Google表單蒐集個資範本，點選 [檔案] > [建立副本]。
首先，前往以Google表單蒐集個資範本，點選 [檔案] > [建立副本]。
接著，前往雲端硬碟會發現，如下圖所示的表單與試算表檔案。（若建立在其它資料夾下可能只看到試算表檔案，就要去雲端硬碟第一層找那份表單檔案。）
回到試算表，選擇 "每日定時通知對象" 工作表，首先，將A欄截止日期修改為未來時間，並將B欄收件者欄位修改為可正確收信之 Email，收件者 Email 信箱可設定多人用半形逗點","隔開。在此，除了負責同仁、所屬主管之外，我們在探討使用google表單蒐集個資之迷思這篇文章，曾討論到個資法第18條公務機關保有個人資料檔案者，應指定專人辦理安全維護事項，因此建議將個資窗口列入為收件者之ㄧ。
接下來將測試程式運作是否讓前步驟所設定之 Email 可順利接收，點選 [工具] > [指令碼編輯器]。（在這裡特別提醒您：請勿將試算表工作表之表單連結移除、請勿更改工作表名稱，否則程式將無法正常運作。）
我們可以看到試算表連帶過來的程式碼，稍微有程式經驗的人應該就能看懂這邊運作邏輯，我們也已將各段程式碼所設定參數意義註解在上面。這邊不需要做任何修改，先 [執行] 一次就可以收到通知信。
在這裡注意的是，第一次使用會需要核對相關帳戶授權。
前往收件者帳戶收信即可看到每日回報之通知信，如前步驟之程式碼設定，在截止日期到來之前，寄信告知預定截止、表單網址、資料檔案、共用狀態、可編輯者、可檢視者之狀態（如下圖所示）。
到目前的步驟已確認程式及相關設定是可以成功被執行，而要做到程式每天自動檢查您的Google表單狀況並寄發記錄信件給您，我們只需要再針對特別提醒程序進行設定。再次回到試算表，進入 [工具] > [指令碼編輯器] 設定 [現有專案的啟動程序]
由於，我們需要做到的是定時寄發提醒資訊到相關人員的信箱，新增一個觸發程序：[ sendEmails + 時間導向 + 天數計時器 + 指定一個時段 ]，若預計讓相關人員在上班收信時可以看到最新訊息，以ㄧ般學校單位作息而言，我們可設定早上七點到八點間寄送。
如此一來，通知訊息將會自動於每日上班前寄信提醒相關承辦、主管、個資窗口最新存取權現狀態…等，而當時間超過截止日期，則自動寄發注意之提醒移除之通知（如下圖所示），這些自動寄發的信件可當作紀錄保存之軌跡，往後有使用Google表單安全之疑慮時，可提供相關訊息當作佐證資料。是不是相當的輕鬆簡便呢？立即前往以Google表單蒐集個資範本試試看吧！
利用程式每天自動檢查您的google表單狀況並寄發信件
Reviewed by ISCB
on
7月 28, 2017
Rating: 5
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